Podmiot zatwierdzający czynności zarządu jest nową instytucją, która po raz pierwszy pojawiła się w polskim systemie prawnym w Ustawie o fundacji rodzinnej. Uprawnienie do zatwierdzania czynności obejmuje okres, gdy fundacja rodzinna posiada status fundacji rodzinnej w organizacji, to jest okres od momentu zawiązania fundacji rodzinnej (odpowiednio: złożenia oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej stanowiącego akt założycielski fundacji, albo otwarcia spadku po spadkodawcy, który ustanowił fundację rodzinną w treści testamentu). Poniższy artykuł ma na celu przybliżenie sposobu funkcjonowania tego podmiotu.
Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 4 Ustawy o fundacji rodzinnej odpowiedzialność fundatora lub pełnomocnika powołanego przez fundatora, to jest osób uprawnionych do reprezentacji fundacji rodzinnej w organizacji ustaje z chwilą zatwierdzenia ich czynności uchwałą zarządu. W przypadku zaś odpowiedzialności zarządu – wygasa ona z chwilą zatwierdzenia jego czynności przez wskazany w statucie podmiot uprawniony do zatwierdzania czynności zarządu.
Fundację rodzinną w organizacji co do zasady reprezentuje fundator lub pełnomocnik powołany przez fundatora. Zarząd uprawniony jest do reprezentacji fundacji rodzinnej w organizacji wyłącznie w przypadkach wskazanych w ustawie. Jedynym takim przypadkiem jest przypadek określony art. 114 ust. 2 Ustawy o fundacji rodzinnej – przepis ten określa, że fundację rodzinną ustanowioną w testamencie zgłasza do rejestru fundacji rodzinnych zarząd – co jest jedynym możliwym rozwiązaniem, gdyż fundator fundacji rodzinnej ustanowionej w testamencie nie żyje, a pełnomocnictwa przez niego udzielone wygasają na podstawie przepisu art. 101 § 2 Kodeksu Cywilnego.
Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że:
– fundację rodzinną powołaną za życia fundatora aktem założycielskim innym niż testament może reprezentować wyłącznie fundator lub powołany przez niego pełnomocnik. Czynności dokonane przez te podmioty zatwierdzane są uchwałą zarządu;
– fundację rodzinną powołaną testamentem może reprezentować wyłącznie zarząd. Ustawa wskazuje, że reprezentacja ta może dotyczyć wyłącznie zgłoszenia fundacji rodzinnej do Rejestru Fundacji Rodzinnych – brak jest przepisów pozwalających zarządowi na podjęcie innych czynności. Czynności dokonane przez zarząd zatwierdzane są przez podmiot uprawniony do zatwierdzania czynności zarządu;
– zatwierdzenie czynności w obu powyższych przypadkach ma charakter następczy. Brak w przepisach ustawy wskazania, czy uchwała zarządu i oświadczenie podmiotu uprawnionego do zatwierdzania czynności zarządu lub ich brak wpływa na ważność dokonanych czynności. Przepisy Ustawy nie wskazują, czy ma tu zastosowanie bezskuteczność zawieszona, brak jeszcze w tym zakresie również orzecznictwa. Ustawa wskazuje jedynie, że zatwierdzenie to powoduje ustanie odpowiedzialności za powyższe czynności – odpowiednio fundatora i powołanego przez fundatora pełnomocnika w przypadku fundacji rodzinnej powołanej za życia fundatora oraz zarządu w przypadku fundacji rodzinnej powołanej w testamencie;
– przepis art. 26 ust. 2 pkt 10) Ustawy o fundacji rodzinnej wymagający określenie w statucie podmiotu uprawnionego do zatwierdzenia czynności zarządu fundacji rodzinnej w organizacji również w przypadku fundacji rodzinnej powołanej za życia fundatora ma charakter „wentyla bezpieczeństwa” i zabezpiecza sytuację, w której fundator umiera przed złożeniem wniosku o wpis fundacji rodzinnej do Rejestru Fundacji Rodzinnych – jednakże w ustawie brakuje przepisu, który pozwalałby w takim przypadku złożenie wniosku o wpis zarządowi – co stanowi lukę prawną.
