Wszelka działalność dokonywana przez fundacje rodzinne wiążę się z koniecznością przetwarzania danych osobowych. Te kwestie regulują przepisy znajdujące się zarówno w ustawie o fundacji rodzinnej jak i rozporządzeniu RODO. Na styku natomiast tych obydwu regulacji prawnych pojawiają się niejasności.
Fundacja rodzinna nie stanowi wyjątku, również jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO. Przetwarza bowiem dane przy realizowaniu celów ustawowych i statutowych.
Ustawa wymaga, aby fundacja rodzinna przetwarzała niektóre dane osobowe beneficjentów, tj. posiadała spis ich danych potrzebnych do wypełniania swoich zadań, na przykład takich jak nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL.
Poza danymi o karalności, których nie można przetwarzać, fundacja rodzinna musi uzyskać zgodę na przetwarzanie wszelkich innych, „dodatkowych” danych. Przy przetwarzaniu tych danych należy odpowiednio zabezpieczyć interes i bezpieczeństwo beneficjenta oraz to, aby były one wykorzystywane do realizacji zadań danej fundacji rodzinnej. Jest to kontrowersyjne, gdyż te „dodatkowe” dane fundacja rodzinna mogłaby potencjalnie przetwarzać na podstawie samych przepisów RODO, ustawodawca nałożył jednak wymóg uzyskania takiej zgody.
Beneficjent zawsze może odmówić udzielenia zgody lub ją wycofać. W przypadku małoletniego beneficjenta, zgodę musi wyrazić jego opiekun ustawowy, co może utrudnić działanie fundacji rodzinnej.
Fundacja rodzinna jest obowiązana co roku dokonywać przeglądu przechowywanych danych i usunąć te, które nie są jej niezbędne do zabezpieczenia praw lub interesów beneficjenta albo wykonywania statutowych obowiązków fundacji.
Co do wglądu do powierzonych fundacji rodzinnej danych – przepisy nie są spójne. Ustawa o fundacji rodzinnej nakazuje jej zawsze udzielić dostępu do danych osobowych beneficjenta, natomiast RODO zakłada możliwość odmowy, w sytuacji, gdy żądanie wglądu ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter. Należy przyjąć, zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, że fundacja rodzinna ma możliwość odmówienia udzielenia dostępu do danych w takiej sytuacji. Beneficjent może również zażądać przedstawienia informacji co do tego, w jakim celu i w jaki sposób te dane są przetwarzane. Przy takich wnioskach fundacja rodzinna ma prawo pobrać opłatę administracyjną, mającą pokryć koszt udzielenia informacji.
